इव्हेंट मॅनेजमेंट कसे करावे

मनस्विनी : पूर्णिमा शिंदे

माणूस हा सामाजिक प्राणी. समाजामध्ये निरनिराळ्या कार्यक्रमांमधून, समारंभातून तो त्याचे अस्तित्व टिकवून असतो. हे टिकविण्यासाठी कार्यक्रमाची तयारी कशी करावी? आज आपण पाहूया तर एखादा कार्यक्रम, समारंभ, सोहळा पार पाडण्यासाठी सगळ्यात महत्त्वाचं असतं नियोजन! मग ते वेळ, पैसे, शक्ती यांचेही. आता हे सगळं आहे आपल्याकडे याच्या जोडीला युक्तीच नसेल सगळं पाण्यात! वेळ सर्वांना अनुकूल असावी. कार्यक्रमाची वेळ ठरवताना वार, दिनांक, सुट्टी, मुहूर्त पाहण्यात यावा. बरं अंतर दूर असेल तर पोहोचणारी मंडळी वेळेवर पोहोचतील का? याची खातरजमा करून घ्यावी. साधारण कार्यक्रमाच्या दिवशी वेळेआधी नियोजनामध्ये असलेल्या सर्व समिती अधिकारी, कर्मचारी यांनी कार्यक्रम स्थळी पोहोचावे. प्रेक्षक येणारी मंडळी सर्वांना आमंत्रण पोहोचली आहेत का? योग्यवेळी योग्य ठिकाणी ते कार्यक्रमाचे स्वरूप कसे? ती रूपरेखा काय? कशी? कार्यक्रम जास्तीत जास्त देखणा होण्यासाठी किंवा पार पाडण्यासाठी आपण कोणकोणते प्रयत्न करायचे? हे सुद्धा समजले पाहिजे. उदा. कार्यक्रमाचे स्वरूप मुंज, पाचवी, बारसं, साखरपुडा, लग्न, हळद, संगीत, मेहंदी, शुभमंगल, जन्मदिन, साठी, पंच्च्याहत्तरी इ., सुवर्णमहोत्सव, वर्धापन दिन, पूजा, स्पर्धा मेळावे, परिसंवाद, जयंत्या, बक्षिसे वितरण, पुस्तक प्रकाशन, शालेय गुणगौरव, महापुरुषांची जयंती, पुस्तके वाटप, बक्षीस वितरण, खेळ पैठणीचा, मनोरंजन, मैफल, नृत्य, नाट्य, काव्य, ग्रंथमहोत्सव, एकांकिका, मुलाखती, पथनाट्य, कला स्पर्धा, भजनी मंडळ स्पर्धा, साहित्यिक स्पर्धा, साहित्यिक मेळावे, सांस्कृतिक, शैक्षणिक, सामाजिक उपक्रमांचे कार्यक्रम, चर्चासत्रे, व्याख्यानमाला, बैठका, लावण्या, सांस्कृतिक, संदर्भ, विधायक कामांचे उद्घाटन, रस्ता उद्घाटन, मंदिराचा जीर्णोद्धार, गृहनिर्माण संस्थांचा, बचत गटांच्या उत्पादनाचे प्रदर्शन इ. मोठ-मोठे कार्यक्रम असे विविध प्रकार आणि स्वरूप असतात. या वैविध्यपूर्ण कार्यक्रमाला त्या-त्या कार्यक्रमानुसार संदर्भानुसार आखणी-देखील करावी लागते. मूळ कार्यक्रमाचे उद्दिष्ट ठरविणे. हेतू, दृष्टिकोन पाहता वयोगट, प्रेक्षक व जागा निश्चित करणे. ती नोंद श्रोत्रूवर्ग पाहता जसा वक्ता विषय ठरवावेत. तसेच प्रेक्षक मंडळी त्यांची मागणी, कल, अभिरुची, दर्जा विचारात घ्यावा. कार्यक्रमाची निवड, रूपरेषेवर भर द्यावा. तसा निवेदक नेमावा. नियोजन, आखणी, खर्च, कार्य विभागणी समिती जबाबदारी कामे वाटून द्यावी. विश्वासार्हता असावी. पारदर्शकता असावी. सर्वसमावेशकता असावी. कार्यक्रमाची रंगत वाढवण्यासाठी सर्वांनी एकत्र येऊन, उदात्त हेतूने एकजुटीने कार्य तडीस न्यावे.

यशस्वी करावे आणि सर्वांना विचारात घेऊन सर्वांनी एकमेकांशी प्रेमाने वागावे. मी म्हणेल ती पूर्व दिशा असे नाही. तर चार अशी चार तशी माणसं असतात, पण त्यांना बरोबर घेऊन आपल्यासोबत टिकवावे. स्वतःला शहाणं समजतात, दुसऱ्याला मूर्ख समजतात. तो मीपणा, बडेजावपणा, आपलं घोडं पुढे दांबटणे, अति गर्व, अति राग, दुसऱ्यांना हीन, तुच्छ लेखणे. कमी लेखणे. स्वतः पुढे पुढे करणे. या विकृत प्रवृत्तींना थारा नसावा. संत मंडळी पंढरीची दिंडी पायी करतात. या पायवारीमध्ये जातात तेव्हा सगळी नाचून गाऊन दंग होतात. मग त्यांच्यात कुठे असते? ही मीपणाची बाब हा विकृतपणा. आपला कार्यक्रम देखणा, सुंदर सोहळा पार पाडावा. यासाठी कार्यक्रमाची तयारी ही एक-दोन महिने आधीच, अगोदर सुरू करावी. सर्वांना सोयीचे सभागृह आरक्षित करणे. खुर्च्या ठरविणे. व्यासपीठ, सजावट, माईक, बॅनर, चहापाणी, नाश्ता, निमंत्रण पत्रिका हे वेळेवर होण्यासाठी सर्वांनी लगबगीने काम करावे. कामात झोकून घ्यावे. एकाच माणसावर कामाचा लोड येऊ नये. पुष्पगुच्छ ऐवजी पुस्तके, झाडे, रोपटे, तुळशी दिल्यास पर्यावरण पोषक मूल्य रुजवली जातील. डीजे, ढोल, ताशा, लाऊडस्पीकर यापेक्षा सुरेल सनई सूर अथवा पसायदान, पखवाज मंदसूर गुंजावे. ध्वनिप्रदूषण होऊ नये. याची काळजी घ्यावी. सर्वांचा वेळ वाचेल, सर्व उपस्थित मान्यवर पाहुण्यांचे, वक्त्यांचे मनोगत, विचार ऐकता यावेत. शांतता बाळगावी, प्रत्येकास बोलण्यास समान वेळ दिल्यास बाकी पाहुण्यांवर अन्याय होणार नाही. याची दक्षता घ्यावी. कारण लांबून आलेले पाहुणे त्यांचे मोलाचे विचार ऐकावेत. त्यांची राहण्याची आणि जेवणाची उत्तम व्यवस्था असावी, त्यांच्या वयाचा आदर करावा, स्वागत करावे. सामाजिक भान कार्यक्रमाच्या जागी ठेवावे.

कधी कधी कार्यक्रम काही कारणाने रद्द झाला, तर त्यावेळी आपली मानसिकता वास्तव स्वीकारणारी असावी. अचानक निर्माण झालेली ओढावलेली आपत्ती, बदल, आयत्या वेळेची दुर्घटना याला तोंड देता यावे. त्याकडे पाहण्याचा आपला दृष्टिकोन समतोल साधणारा, सकारात्मक आणि संतुलन ठेवणारा असावा. पूर, त्सुनामी, अपघात, अशा निसर्ग आपत्कालीन समस्या ओढावतात. त्यामध्ये आयोजक नियोजकांनी खचून न जाता पुन्हा नव्या जोमाने सामोरे जावे. प्रत्येक गोष्टीतून नवनवे शिकावे. कार्यक्रमाच्या संदर्भ नवे निर्णय घ्यावेत, कार्यक्रमात उद्दिष्ट पूर्तीसाठी सर्वतोपरी प्रयत्न करावेत. कार्ये, सोहळा तडीस न्यावा. असे इव्हेंट करताना प्रसंगानुरूप निवेदक, प्रेक्षक, आयोजक यांच्या सुसंवाद हवा. सर्वांनी मिळून समारंभ उंचीवर नेण्यास प्रयत्न करावे आणि तो यशस्वी करावा. कार्यक्रमात सुसूत्रता असावी. देशनिष्ठा, सामाजिक भान, नैतिक मूल्य आणि मानवता या अानुषंगाने विशेष काळजी घ्यावी. असे असावे कार्यक्रमाचे इव्हेंट मॅनेजमेंट!

आज-काल सर्वच कार्यक्रमाचे इव्हेंट साकारताना प्रथम सर्वप्रथम आपली परिस्थिती अनुरूप आपण साकारावेत. समाजामध्ये सर्वांना बरोबर घेऊन चालावे. उच्चनीच भेदभाव नसावा. सर्वात महत्त्वाचे समता, एकता, बंधुता आणि मानवता या उद्दिष्ट पूर्तीसाठीच हे समारंभ असावेत. त्यातून काहीतरी आनंद लाभावा. हे उद्दिष्ट आणि संवेदनशीलता हे मूल्य जोपासावे.